Tinkama dokumentų organizacija ir laikymas leidžia kiekvienai įstaigai, įmonei ir namų biurui palaikyti tvarką bei sukurti efektyvią darbo vietą. Lengvai randami failai sutaupo gana daug laiko, padeda išvengti chaoso ir skatina susikoncentruoti į svarbiausias dienos užduotis. Vienas praktiškiausių būdų užtikrinti dokumentų saugojimą – pasirinkti archyvinius stelažus. Jie užtikrina sklandų duomenų laikymą ir greitą prieigą prie reikiamos informacijos.
Dokumentų saugojimo poreikio įvertinimas
Pradėjus galvoti apie dokumentų sandėliavimo vietos įrengimą pirmiausia įvertinkite jų laikymo sąlygas ir poreikį. Aiškesnį vaizdą padės sukurti šie klausimai ir atsakymai:
- Kokio dydžio erdvėse bus statomi archyviniai stelažai? Tai aiškiai apibrėš, kokio dydžio stelažai jums yra reikalingi. Mažose erdvėse geriausiai tiks siauros, bet aukštos lentynos, o didelėse – platūs baldai.
- Kiek dokumentų planuojama laikyti? Jų kiekis ir svoris nurodys, kokia turėtų būti vienos lentynos bei viso stelažo leistina apkrova.
- Ar visi dokumentai bus dažnai naudojami? Jei taip, sandėliavimo baldai greičiausiai turės būti statomi atokiau nuo sienų. Toks statymo būdas, suderintas su patalpų specifika, taip pat aiškiai nubrėš ribas, kurie stelažai jums bus tinkamiausi.
- Koks yra dokumentų saugojimo laikas? Jei dokumentus reikia saugoti ilgą laiką ir svarbu išlaikyti aiškią chronologinę tvarką, verta rinktis stelažus su moduline sistema. Jie leidžia patogiai kurti struktūruotas dokumentų kartotekas. Prisipildžius archyviniam stelažui šalia galima jungti papildomas dalis ir taip prailginti dokumentų laikymo vietą nepadarant neigiamos įtakos jau saugomų dokumentų eiliškumui.
- Kokiu pavidalu laikomi dokumentai? Jei visi dokumentai planuojami saugoti vienodu formatu, pavyzdžiui, segtuvuose arba dėkluose, jums gali užtekti standartinių stelažų. Jei tai bus įvairaus dydžio dokumentų dėžės ar ryšuliai, geriau rinktis archyvinius stelažus su reguliuojamomis lentynomis. Tai leis lengviau priderinti baldus prie individualių dokumentų saugojimo poreikių ir išvengti netvarkos patalpose, kai į lentynas netelpa darbui skirti dokumentai, brėžiniai ar bylos.
Archyvinių stelažų atranka ir įsigijimas
Išsiaiškinus dokumentų saugojimo poreikį laikas pradėti archyvinių stelažų paiešką ir įsigijimą. Esminiai atrankos kriterijai, kurie garantuos dokumentų saugumą ir baldų ilgaamžiškumą, yra šie:
- Konstrukcijos išmatavimai. Platus konstrukcijų išmatavimų pasirinkimas padės lengvai priderinti sandėliavimo baldą prie patalpų specifikos. Stelažo aukštis gali svyruoti nuo 2 iki 3 m, ilgis – nuo 1,2 iki 2 m, o gylis – nuo 40 iki 60 cm. Pavyzdžiui, organizuojant dažnai naudojamų dokumentų saugojimo vietą paprasta įsigyti mažiausio gylio lentynas, jas pastatyti atokiau sienos, vieną priešais kitą. Tokiu būdu sukurta efektyvi failų laikymo vieta, kuri yra pasiekiama net ir 4 atvirų stelažo pusių.
- Galimybė įsigyti papildomų dalių. Šis atrankos kriterijus yra be galo svarbus tiems, kurių versle arba darbe dominuoja kintamas dokumentų kiekis. Įprastai papildomos stelažų dalys yra parduodamos toje pačioje parduotuvėje, kurioje perkama pagrindinė baldo dalis. Padidėjus failų kiekiui lengvai ir greitai prailginsite sandėliavimo baldą, o sumažėjus – demontuosite ir sandėliuosite konstrukcijos dalis per daug neužimant patalpų vietos. Be to, šis sprendimas taip pat yra naudingas mažoms erdvėms, nes tarpusavyje susijungiančios bazinė ir papildomos dalys efektyviau išnaudoja ribotą grindų plotą nepaliekant tuščių tarpų.
- Leistina apkrova. Įprastai prie archyvinio stelažo yra nurodomas maksimali apkrova tiek visam baldui, tiek ir atskirai lentynai. Metalinė konstrukcija bendrai išlaiko iki 1500 kg svorį, o kiekviena sekcija po 300-350 kg. Tad mažinant arba didinant lentynų aukštį, pridedant arba nuimant lentynas verta į tai atsižvelgti, kad ateityje išvengtumėte baldų sugadinimo ir dokumentų išmėtymo.
- Lentynų kiekis ir reguliavimo funkcija. Stelažai gali turėti nuo 4 iki 7 lentynų. Efektyviam failų laikymui ypač praverčia lentynų reguliavimo funkcija. Ji padeda pritaikyti sekcijos aukštį prie dokumentų išmatavimų ir pridėti papildomų lentynų išvengiant leistinos apkrovos viršijimo.
- Apsauga aplinkos sąlygoms. Metaliniai archyviniai stelažai pasižymi itin dideliu patvarumu ir ilgaamžiškumu. Plieninė konstrukcija yra dažyta milteliniu būdu, todėl atspari drėgmei, temperatūros svyravimui ir UV spinduliams. Be to, metalas yra mechaniškai tvirtas, todėl stelažai išlieka stabilūs net ir esant dideliam apkrovimui, todėl tokio tipo baldai itin rekomenduojami ilgalaikiam dokumentų saugojimui.
Dokumentų organizacija
Įsigijus reikiamus dokumentų laikymo baldus, metas svarbiausiam darbui – failų organizacijai. Siekiant daugiau lengvumo ir aiškumo darbe, svarbiausi bylų ir brėžinių laikymo aspektai turėtų būti jų grupavimas ir naudojimo dažnumas. Grupuoti galima pagal skyrių, padalinį, dokumento tipą, laiko intervalus ir net laikymo terminus.
Kalbant apie naudojimo dažnumą, rečiau naudojamus dokumentus geriausia laikyti atokesnėse baldo vietose – stelažo kampuose, lentynos gale, arčiau sienos. Tie failai, kuriuos naudosite ypač dažnai, turėtų būti prieinami ypač lengvai: šoninėse arba priekinėse baldo vietose, kurias paprasta pasiekti per atvirą konstrukciją. Taip išvengsite nelaimingų atsitikimų užkliūvant už dėžių ar segtuvų ir dokumentų paskleidimo ant grindų, kas gali sukurti papildomo darbo visai dienai, ypač tais atvejais, kai svarbi chronologija.
Dokumentų laikymo vietos žymėjimas
Svarbu ne tik laikyti, bet ir aiškiai nurodyti, kurioje vietoje, kokie dokumentai yra laikomi. Tai itin naudinga, kai su duomenimis dirba ne vienas žmogus, o visa komanda. Vietos žymėjimui galima naudoti etiketes, dėžes, segtuvus su užrašu nugarėlėje ir kitus aiškiai perskaitomus būdus. Taip pat lengvesnę paiešką gali užtikrinti dokumentų laikymo žurnalas, kuriame yra nurodoma kurioje eilėje ir kurioje sekcijoje yra laikoma konkreti bylų kategorija.
Svarbu nepamiršti, kad chronologišką, nuoseklų ir tvarkingą dokumentų laikymą turi vykdyti visas kolektyvas. Kitu atveju, net ir efektyviausias dokumentų laikymo planas gali tapti vieno žmogaus neįgyvendinta idėja.
